Sabe aquela sensação de empurrar uma pedra morro acima, só para vê-la rolar de volta? Pois é, gerenciar tarefas no trabalho pode parecer exatamente assim. Mas, ao contrário do Sísifo da mitologia grega, temos a inteligência artificial (IA) para nos dar uma mãozinha! Embora a IA não possa criar mais horas no dia, ela pode transformar sua abordagem e otimizar seu tempo. Vamos nessa? 

1. Descubra Suas Tarefas Mais Importantes

O segredo da gestão de tempo é focar no que realmente importa. O objetivo não é fazer mais coisas, mas sim as coisas certas. O ChatGPT pode te ajudar a identificar suas prioridades:

Prompt: "Quero identificar as tarefas mais importantes do meu trabalho para que eu possa automatizar, delegar ou eliminar as restantes. Faça uma lista de perguntas que me ajudem a entender quais são minhas tarefas e projetos mais importantes? Minha definição de 'importância' é: engajamento, motivação e motor para os meus maiores objetivos de carreira."

2. Organize Seus Fluxos de Trabalho

Automatizar tarefas pode economizar um tempão. Para isso, é essencial dividir suas tarefas em etapas essenciais. Pode parecer trabalhoso no início, mas vale a pena!

Prompt: "Preciso de ajuda para criar fluxos de trabalho para minhas tarefas diárias. Aqui estão as informações essenciais sobre uma das minhas obrigações:

- Descrição da tarefa: [Descreva a tarefa]

- Objetivo: [Explique o objetivo da tarefa]

- Etapas atuais: [Liste as etapas que você segue atualmente]

- Ferramentas e recursos: [Qualquer software ou ferramenta que você use]

- Colaborações: [Liste quaisquer dependências ou colaborações]

- Prazo: [Tempo estimado para concluir a tarefa]

- Desafios ou gargalos: [Descreva os desafios atuais]

- Resultado desejado: [Defina o que seria um sucesso]

Com base nas informações acima, você pode criar um fluxo de trabalho passo a passo?"

3. Automatize Tarefas Repetitivas

Com um fluxo de trabalho organizado, o próximo passo é automatizar tarefas repetitivas. O ChatGPT pode te ajudar a identificar essas oportunidades.

Prompt: "Gostaria de sua ajuda para analisar meus fluxos de trabalho e identificar tarefas ou etapas que poderiam ser automatizadas usando IA ou outras ferramentas de automação. Aqui está um resumo do meu fluxo de trabalho:

[Insira as etapas.]

Você poderia identificar algum candidato para automação? Também poderia sugerir ferramentas de IA ou técnicas que poderiam ser incorporadas?"

4. Planeje Sua Semana

Além de ajustar sua agenda diária, é importante reservar um tempo para planejar a semana inteira. Isso pode transformar a maneira como você encara uma nova semana, eliminando a "ansiedade do domingo à noite".

Prompt: "Gostaria de sua ajuda para planejar minha semana. Quero garantir que estou cumprindo com meus objetivos, agrupando tarefas repetitivas e reservando tempo ininterrupto para o trabalho mais importante. Crie uma lista de perguntas para me ajudar a elaborar meu plano semanal? Além disso, se puder fornecer um modelo, seria útil."

5. Elimine Distrações

A tecnologia moderna trouxe muitas ferramentas para economizar tempo, mas também muitas distrações. O ChatGPT pode te ajudar a criar um plano de ação para reduzir essas distrações.

Prompt: "Gostaria de ajuda para criar um plano de ação personalizado para me ajudar a identificar, abordar e monitorar meu progresso na redução de distrações durante o meu dia de trabalho. Pode me guiar nesse processo? Gostaria de auxílio com:

- Identificação das distrações mais comuns que enfrento diariamente;

- Desenvolvimento de estratégias específicas para lidar com cada distração, usando ferramentas tecnológicas, se possível;

- Criação de um plano de ação com prazos e verificações;

- Configuração de um sistema para monitorar meu progresso e fazer ajustes conforme necessário."

Quer ir além na gestão do seu tempo e produtividade?

Se você se interessou por essas dicas e quer aprofundar ainda mais seus conhecimentos, a Pós-Graduação Universila oferece cursos que podem fazer toda a diferença na sua carreira. Dá para ir muito mais longe! Confira alguns cursos que podem ajudar:

• MBA em Gestão Empresarial: Desenvolver visão estratégica. Oferecer instrumentais, permitindo ao participante uma maior eficiência no processo decisório. Desenvolver a capacidade de analisar, estruturar e sintetizar as informações relacionadas a área de administração.

• Empreendedorismo e Inovação: O curso tem seu foco direcionado para a identificação dos principais fatores envolvidos no processo de empreender e inovar, tais como as competências socioemocionais envolvidas nesse processo.

Esses cursos são recomendados para profissionais que desejam aplicar técnicas de gestão no dia a dia. Acesse o site da Pós-Graduação Universila e conheça todos os cursos disponíveis. 

Referência: FORBES. 5 prompts do ChatGPT. Disponível em: <https://forbes.com.br/forbes-tech/2024/08/5-prompts-do-chatgpt-para-melhorar-sua-gestao-de-tempo-e-produtividade/?utm_source=Whatsapp&utm_medium=Social>. Acesso em: 08 set. 2024.